Réduire les coûts de télécommunication à l'aide de serveurs de fax

Pour la plus grande partie de 20 ans, les entreprises du monde entier se sont appuyés sur le télécopieur pour la livraison simple et discrète de l'information et des documents importants. Ces jours-ci, des industries entières serait apparemment un coup d'arrêt sans avoir la possibilité d'envoyer et de recevoir des télécopies.
Bien que le courrier électronique a fait un trou dans le nombre de fax distribués aujourd'hui, presque toutes les entreprises - petites et grandes - repose toujours sur les machines traditionnelles fax dédiées à la conduite des affaires quotidiennes.

De nombreuses entreprises, cependant, sont devenus tristement inefficaces dans leur manière d'aborder et de gérer le domaine de la communication par télécopie dans leur ensemble télécommunications de réduction des coûts stratégie. Trop de lignes téléphoniques desservant trop nombreux et peu télécopieurs utilisés est une recette infaillible pour les télécoms dépenses inutiles.

Serveur de Fax à la rescousse

La commodité de la technologie du fax traditionnel a son prix. Pour les grandes entreprises, cela signifie que des dizaines, voire des centaines de machines, chacune nécessitant des lignes téléphoniques dédiées pour envoyer et recevoir des télécopies.

La plupart des entreprises fax sortir pendant les heures de la journée lorsque les tarifs interurbains sont les plus élevés, ce qui ajoute au coût de chaque émission. En outre, fax traditionnel exige de l'individu pour copier un document, marchez vers le télécopieur, composez le numéro, puis attendre la confirmation de l'autre côté.

Un serveur de fax peut résoudre tous ces problèmes en intégrant matériel, logiciels et réseaux LAN dans une solution de fax rentable et transparente pour l'ensemble des organisations - grandes ou petites. Les serveurs de fax permettent les transmissions d'être consolidées au niveau du serveur lui-même, éliminant le besoin de plusieurs machines et des lignes dédiées pour chaque machine.

Qu'est-ce qu'un serveur de fax?

Les serveurs de fax ont essentiellement 3 éléments distincts: un PC connecté à un réseau local et une ligne téléphonique, logiciel de serveur de fax, et une carte fax intelligente.

Un serveur de fax est un système installé à l'intérieur d'un réseau local (LAN) du serveur qui permet aux utilisateurs d'envoyer et de recevoir des fax directement depuis leur PC de bureau. Ces messages peuvent être stockées dans des fichiers de traitement de texte, bases de données ou des fichiers graphiques et des tableurs. Les documents numérisés peuvent également être envoyées sous forme de messages fax directement depuis le bureau pour effectivement émuler un télécopieur dédié.

Les avantages d'utiliser un serveur de fax

Les serveurs de fax peut être très rentable sur le télécopieur dédié traditionnelle. De nombreuses études ont documenté et comparé les coûts associés à la transmission fax en mode manuel par rapport à une solution de serveur de fax. Le temps économisé par les employés eux seuls payera lui-même dans un court laps de temps. Ajoutez à cela les économies rendues en éliminant les machines, le papier, de toner et les coûts de maintenance et le serveur de fax devient encore plus convaincant.

L'avantage le plus évident est le fait que le serveur de fax peut émuler plusieurs télécopieurs - un pour chaque utilisateur du réseau. Par exemple, un bureau qui peut avoir déjà utilisé 25 machines de fax dédiés (ainsi que 25 lignes téléphoniques) pour ses 150 employés, peut très bien fonctionner avec un serveur de fax et peut-être seulement 6-10 lignes téléphoniques connectés au serveur, en fonction sur l'activité de télécopie volume des appels entrants et sortants.

Les serveurs de fax aussi rendre facile d'envoyer des fax à des groupes de personnes et peut être configuré pour envoyer des télécopies automatiquement à des moments précis de la journée ou de la nuit. Comme les serveurs de messagerie, serveurs de fax peut router les fax entrants vers le PC du destinataire de garder les yeux indiscrets de la correspondance par fax confidentielles et privées. Les serveurs de fax seront également rappeler automatiquement des numéros de fax si et quand ils sont occupés.

Combien de lignes de téléphone avez-vous besoin pour un serveur de fax?

Certaines lignes directrices de l'industrie suggèrent une ligne téléphonique pour les utilisateurs du réseau 7-25, bien que cette estimation doit être considérée seulement un «ordre de grandeur» figure. Le nombre de lignes téléphoniques nécessaires pour chaque serveur de fax dépend en dernier ressort sur les spécificités de chaque installation de serveur de fax et le nombre d'utilisateurs qui utiliseront le serveur. Le nombre de lignes doit être évaluée en fonction des besoins de l'entreprise ou du département ou du groupe que chaque serveur de fax est destiné à soutenir.

Avant de mettre en œuvre une solution de serveur de fax, pensez à combien de trafic fax actuelle et future du serveur doivent soutenir. Faites une liste des types de télécopie sur le serveur seront appelés à handle.Will le serveur principalement être utilisé pour la télécopie automatique pendant les heures creuses?
Délai d'attente Combien est tolérable pour la télécopie sortante? Est-ce que les fax sont envoyés et reçus?
Comment beaucoup de temps est nécessaire pour envoyer un fax sortant typique?

Fournisseurs et / ou des consultants télécoms peuvent analyser les nombreux facteurs qui entrent dans des installations spécifiques, mais les acheteurs sont quand même invités à comprendre leurs propres besoins pour finalement prendre une décision d'achat éclairée et sage.

The Bottom Line: coûts de serveur fax

Comme avec la plupart des achats d'équipement, le coût dépend des besoins et des spécificités de l'organisation. Préparez vous à passer quelques milliers de dollars ou plus pour une solution state-of-the-art de serveur de fax cependant. La colonne de gauche de ce bulletin répertorie les serveurs de télécopie en cours sur Amazon.com et ci-dessous, vous verrez annonces Ebay actuelles pour les "serveurs de fax". Un leader de l'industrie dans le matériel de serveur de fax est Brooktrout Technology, Inc

Le fax est là pour rester. Il n'est pas question que les avantages et les bénéfices d'un serveur de fax allez économiser votre argent dans l'entreprise à long terme et court terme.
Pensez à la solution de serveur de fax en tant que partie intégrante de l'ensemble de votre télécommunications de réduction des coûts stratégie.

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